企業運轉過程中會不斷產生文件，要為這些文件設置訪問權限，防止文件丟失或被竊取。利用合同管理系統可以對文件進行權限管理，防止信息被非法訪問，防止公司機密信息外泄。
合同管理系統擁有非常豐富的權限管理體系，不同的合同文件采用不同管理方式。各部門各司其職，可以根據所配置的權限快速找到想要的文件。因為前期合理設置權限，所以各用戶合同管理系統的界面都相對整潔，這里出現的文件幾乎都有利用價值。在責任明確的前提下，可以做到準確定位合同文件以及管理、使用文件。對于管理員用戶來說，需要做的工作有：為文件授權𓆏、為用戶授權、設置用戶類型或者文件類型。為文件授權的工作可以在合同文件傳輸的過程中操作，也可以將文件傳到系統中再去編輯。這里可以對文件夾進行設置，也可以操作文件夾下某個文件。設置好權限后，有的文件只允許預覽，有的可以借閱，有的則可以下載編輯。
為用戶授權是基于已經建立好文件夾，或者已經將各功能欄目設置好的前提下才進行的工作。合同管理系統可以設置某個用戶的權限，也可以設置某個部門或者小組的權限。如果新增加用戶，就要單獨處理。為小組或者部門授權的好處是可以一步到位，迅速完成權限管理，弊端是有的新員工，操作上還有些困難，難免出現操作錯誤的情況。另外一個工作是設置用戶類型或者文件類型。這個工作是指可以通過菜單管理這個按鈕，對菜單的名🅺稱或者下級功能菜單進行編輯，這里可以設置權限標識，以便于后期為用戶和文件設置權限。這里有一些權限可能會用到：編輯權限、上傳下載🎐文件權限、預覽權限、沒有權限。有的時候需要取消一些用戶的權限，比如像合同這樣重要的文件，只有管理層人員或者銷售人員會經常用到，那么將為除他們以外的人員去除權限。為避免新員工誤操作刪除文件，一般會將這些用戶編輯文件的權限去掉。
