隨著數據信息化的快速發展，企業日常工作中產生了越來越多的文檔、知識資產和報表數據；它很容易積累成山的信息，這使得成員不可能在短時間內快速獲得所需的知識內容，也不可能完全理解任何細分領域的所有信息。因此，如何利用現代工具快速、準確、全面地獲取這些信息，并構建企業“知識庫”隨時訪問，已成為與企業成長和競爭力密切相關的關鍵技能。構建知識庫的一個關鍵問題是構建所需的系統，通過不斷的技術研究、開發和創新，為企業創建了一套專業的企業知識庫管理系統。
知識庫可以將知識集中在存儲庫中，幫助用戶和員工共享信息、組織和存儲信息。知識庫管理系統的出現可以改善用戶體驗，同時為企業降低成本，提高效率。為客戶提供自助服務，使企業꧃員工不再重復回答相同的問題，從而節省時間和精力。知識庫可以幫助員工有效完成工作，增加工作效率。
有效的知識庫管理系統使員工能夠更積極地幫助用戶。等待用戶找是♏一種消極的狀態。有些人在遇到問題時會立即撥打或添加客服微信或電子郵件。然而，大多數人喜歡在不涉及他人的情況下解決自己的問題。良好的知識庫可以幫助員工提高工作效率：以問答的形式將問題轉移到知識庫中；一個查詢就能解決問題，這樣用戶就可以輕松獲得問題的答案，同時騰出時間讓員工處理真正重要的問題。
知識庫管理系統具有以下優點：方便訪問；組織有序；方便訪問；組織有序，可以節省用戶時間，真正解決一些常見✤的問題；建立正確的創建流程；便于瀏覽。
建立正確的知識庫管理系統ღ創建流程：確定知識庫的受眾人群；以一問一答的形式撰寫知識庫文章（不要使用白話專業術語）；更易于理解的圖片和視頻，結合圖形和文本；提供易于使用的搜索功能；為用♔戶提供一個反饋窗口，以分析和改進您的文章；及時更新知識庫內容。
