電子公文系統，又稱數字公文，是利用計算機系統和現代信息管理技術編制和發布的完全數字化公文。該電子公文系統的應用提高了我廠辦公效率和管理水平，逐步實現了“無紙化”辦公。在電子公文系統的推廣和應用中，總結了以下優點。
1.減少文件交付時間，提高工作效率
✨; &nbsꦓp; 電子公文系統引入了工作流、協同辦公等新概念，實現了從公文起草、審發到公文簽署、審批、承辦、督促、流通、保管的無紙化流通。
在傳統的文件處理方法中，文件處理要經歷起草、排版、會簽、發行、分發、歸檔等多個過程。這個過程復雜而繁𒐪瑣，需要大量的時間來操作。通常由文檔管理員單獨完成，這必然會影響工作的質量和效率。使用電子文檔系統會使這些流程簡♏單活潑，操作簡單，流程快。電子文檔處理界面中的一個程序可以一鍵完成多個程序和多人在紙質文檔中的工作量。單位、部門的公文管理人員每天只需操作電子公文系統，在個人界面上進行公文發送管理和公文接收管理。在電子公文處理系統的縱向方面，科長、業務部門、基層車間可以方便快捷地傳遞和共享公文;從橫向上，密切協調和協調了各部門辦公人員之間的工作，節省了大量的公文辦理時間，大大提高了公文辦理和工作的效率。
- 節約辦公成本，促進節能環保
在公文發行的過程中，公文往往需要經過多次、多次的修改，才能寫成。特別是一些重要的文檔可能會被多次修改。在過去，紙手稿每次修改就打印出來。電子公文系統應用后，領導可以在電子辦公系統上直接閱讀、審批、修改電子公文，并保留閱讀、修改的痕跡，使相關人員在修改公文時不必打印紙質稿件，還可以在電腦上直接進行多次修改，解決了過去由于反復修改文件草稿而浪費大量紙張的問題，൲同時減少了打印機和復印機的損耗。
在接收文件的過程中，可以通過電子公文系統將文件同時分發給多人，縮短了文件的流通周期，消除了紙質文件丟失的可能🎐性，避免了財務、人力𓆏、物力的不必要浪費。
