電子公文系統又稱數字公文，是利用計算機系統和現代信息管理技術編制和發布的全數字公文。
電子公文系統的優點如下：
1、縮短文件交付時間，提高工作效率
在傳統的文檔處理方法中，文檔處理過程經歷了起草、排版、會簽、發布、分發和歸檔等多個過程。這一過程既復雜又繁瑣，需要花費大量𒊎時間來操作。它通常由文檔管理員單獨完成，這將不可避免地影響工作的質量和效率。電子公文系統的使用將使這些流程簡單生動、操作簡單、流程快速。電子公文處理界面中的一個程序可以一次點擊完成多個程序和多人在紙質文檔中的工作量。單位和部門的文件管理人員每天只需操作電子文件系統，并在個人界面進行文件發送管理和文件接收管理。在電子公文處理系統的縱向方面，科長、業務部門和基層車間可以方便快捷地傳遞和共享公文；橫向上，各部門辦公人員之間的工作密切協調，節省了大量的文件處理時間，大大提高了文件處理和工作效率。
2、節約辦公成本，促進節能環保
在公文發布過程中，公文往往需要經過多次、多人的修改才能寫成。特別是一些重要文件可能會被修改更多次。過去，紙質手稿每次修改都會打印出來。電子公文系統應用后，領導可直接在電子辦公系統上閱讀、審批、修改電子文件，并保留閱讀、修改的痕跡，使相關人員在修改公文時不必打印紙質稿件，還可以直接在計算機上進行﷽多次修改，解決了以往由于反復修改文檔草稿而浪費大量紙張的問題，同時減少了打印機和復印機的損失。
在接收文件的過程中，可以在電子公文系統上同時向多人分發文件，縮短了文件的分發周期，消除了紙質文件丟失的可能性，避免了不必要的財力、人力和物力資源浪✨費。
3、優化單據處理流程，方便單據的催辦和查詢
通過固化科學的辦公流程，建立標準化的模塊，電子公文系統不能跨節點運行，所有涉及的修改痕跡都會詳細保ꦆ存在系統中，并正確備份，使電子文件系統能夠嚴格按照職責和流程運行，減少不必要的環節，提高文件處理🧜速度，確保文件在控制范圍內有序處理。
