文件管理軟件是為了方便用戶對文件進行搜索、復制、移動、重命名、刪除等操作。強大的文件管理軟件還可以檢查重復、合并、拆分和檢索。它是管理的好幫手，也是此類安裝的必要軟件。
文件管理軟件主要用于管理一些常用的文檔和其他信息內容。對于企業ꩲ來說，文檔是重要的知識資產。就內容而言，如商業合同、會議紀要、產品手冊、客戶信息、設計文件、促銷文件、競爭對手信息、項目文件、經🗹驗等。
設計良好的文件管理軟件可以更輕松地查詢和共享文檔信息。它以邏輯的方式組織內容，并使在整個企業中輕松創建和呈現標準化內容。它促進了知識管理和信息最小化，并幫助組織滿足其需求。它指定了文檔生命周期🀅每個階段的特征，從模板創建到文檔創建、查看、發布、審查，最后是銷毀或歸檔。一個易于使用的文件管理軟件可以節省時間，提高辦公學習ꦗ的工作效率。
文件管理軟件作用如下：
1、集中存儲和統一文檔共享。
2、全文索引可以索引office、PDF和其他文檔的內容，并從大量數據中快速準確地找到所需的文檔。
3、通過審計跟蹤，您可以全局掌握系統中所有文件的操作。
4、版本管理將文檔的多個版本關聯起來，避免使用錯誤的版本，并支持查看、回滾和下載歷史版本。
5、鎖定保護，文檔作者和管理用戶可以鎖定文檔，以確保不會隨意修改文檔。
6、當動作觸發器滿足設置的條件時，系統將自動執行規則的操作。
7、用戶可以自行設置備份時間和位置。當達到指定時間時，系統將自動執行備份操作。
8、在文檔借用和借出期間，可以控制用戶訪問。
9、統計報表、人員自動統計、部門文檔使用和文檔存儲
此外，當遇到以下問題時，可以選擇文件管理軟件：
① 文件存儲量大，文件存儲分散，管理困難；
② 搜索速度慢且效率低；
③ 文件版本管理混亂；
④ 文件的安全性未得到保證；
⑤ 文件的命名和存儲不能標準化；
⑥ 文件無法有效共享；
⑦ 知識管理正在苦苦掙扎。
