一家公司里面的文檔資料特別多，這個是屬于非常正常的事情，因為一家公司在進行運營的過程當中，產生的文檔資料確實非常多，而且有一部分文檔資料已經沒有用，但是有一些文檔資料需要保密保存，這些東西都需要完善地進行管理。文檔管理系統起到了非常重要的管𝔍理作用，為企業文ꦦ檔資料的管理提供了幫助，現在大多數的企業都已經進入到了無紙化辦公的時代，大家身邊已經沒有那么多的紙質資料，大多數都是電子文檔。
文檔管理系統管理起來確實效率很高，企業進行文檔管理的🏅時候會發現搜索很困難，因為企業的文檔如果全都保存在電腦里面，我們就需要在電腦里面進行檢索，檢索文檔的時候，會發現很多名字一樣的東西，這個時候就覺得特別麻煩，而且有一部分公司還沒有進入到完全無紙化辦公的階段，有很多東西都還是紙質的資料放在資料辦公室里面，每當要尋找文檔資料的時候就會特別麻煩。這種情況其實也非常常見，另一方面文檔的版本很多，管理比較混亂，也是一個問題，如果說一家公司當中的文檔安全缺乏保障，而且沒有辦法進行高效率的協同工作，這確實是一種管理的問題。
目前越來越多的企業開始使用文檔管理系統，有了這種管理工具之后，查找文檔資料不再困難，只需要搜索關鍵詞就能快速進行檢索，而且文檔管理過程當中支持無限層次的子文件夾，可以進行多重不同管理，能夠讓各種文檔資料清晰明確可見。一家企業當中的文檔資料得嚇人，如果沒有高效率的管理工具，確實沒有辦法得到完善的管控，另外現在的企業還要講究協同辦公。比如一個部門的工作人員需要調閱一份資料，看完之后可能還會對于資料進行一些評價，這些評價信息都會被顯示在文檔資料下方，這就是目前高效率管理文檔資料的⛦一種方式，可提高各部門之間協同辦公的能力。
