生活、工作中需要處理一些圖片，可以將它們命名好放置到文件夾中，這樣便于查找。有的時候，這種方法并不可靠。當圖片文件數量增多，出現類似命名的時候，或者發現自己已經忘記當時命了什么名字的時候，那就不好找了。除非將所有的圖片一一打開，通過預覽找到目標。利用文檔管理系統管理圖片文件，不僅上傳快，檢索效率也高。
文檔管理系統處理圖片有多種方式，可以通過普通賬戶保存在網盤中，也可以利用管理員裝好，以資料的方式管理起來。文檔管理系統的優勢是可以為文檔命名，同時為其分類和設置關鍵字以及上傳縮略圖。在檢索的時候，可以通過多種方式找到想要的圖片，在未打開圖片之前可以通過縮略圖了解文件內容。文檔管理系統還可以新建文件夾，將一類圖片放置到同一文件夾中，不管查找還是分享都非常輕松。圖片文件數量增加，會給負責人員帶來更多工作量。如果在每次處理圖片的時候都按照既定的規則進行，后續會省很多時間。其實用文檔管理系ౠ統處理圖片有些大材小用，畢竟這套系統可以處理各種形式的文件，如視頻、音樂以及文檔。但是，當習慣了這款文檔管理系統之后，就想要用它來處理所有文件管理問題。
好在，文檔管理系統的功能算是齊全，可以滿足日常文件管理的各項需求。除了設置存儲文件之外，它還可以設置借閱文件。在公司內部，可以設置一個管理員賬戶，用來設置這些文件的借閱權限。獲得權限的用戶可🃏以在自己的賬號里瀏覽到圖片文件，同時借閱它們。文檔借閱省去了分享的麻煩，也能很好地保護重要文件的安全。借閱和下載是兩個功能，可以分別設置，也可以設置能借閱但不可下載。這就給用戶帶來多種選擇，可以適用不同情況。這樣一來，圖片文件管理再也不會雜亂無章了，它們的利用率也會隨時增加。
