隨著信息社會的興起，知識資產早已由紙質向電子轉移。電子文檔管理的需求已經成為必然，文檔管理系統也應運而生。那么，與傳統的紙質文檔管理模式相比，文檔管理軟件有哪些優勢呢？
- 文檔管理軟件可以確保電子文檔不丟失。傳統的電子文檔管理雖然采用計算機、硬盤等載體存儲電子文檔，但仍然會發生存儲設備損壞、文檔丟失的情況。更重要的是，很多文檔可能分散在不同的計算機和硬盤上，缺乏統一的存儲和管理，容易造成數據丟失。
- 文檔管理軟件存儲有序，易于查找。當需要查找文檔時，總是需要在不同的存儲介質上逐個查找，這極大地影響了企業的工作效率。
3.文檔管理軟件存儲文檔比較安全。文檔管理軟件與傳統的文檔管理模式相比，文檔管理軟件通過嚴格的權限設置來保證電子文檔的安全性，并對不同的人設置不同的權限。例ꦬ如，有些人只能查看，有些人既不能查看也不能修改💧。加密技術達到了更高的水平，安全系數有了很大的提高。
- 文檔管理軟件管理文檔流更加高效。電子文件，例如一些合同和方案，總是需要上級領導的審核和批準。有時，還需要在不同的層次上進行檢查，在多個層次上進行批準。單純將文件脫機轉送審批，不僅需要時間，而且在轉送過程中可能造成信息遺漏。
5.文檔管理軟件輕量級架構，自主部署。與操作系ꩵ統中的資源管理器一樣，集成文檔管理系統可以自定義管理類別（類和文件夾）來管理不同類型和不同來源的文檔。它提供信息♑屬性的定制，并為系統中不同類型的文檔分配相應的屬性，如合同、圖紙、書籍和其他不同的屬性配置。簡單易操作的架構，用戶可以自行部署。
6.文檔管理軟件支持各種文檔的在線預覽。文檔管理部支持所有文件的不同꧒格式，可在線編輯、保存和上傳。常用的文檔格式（如Office、PDF、圖片等）可以通過系統插件進行管理。
