因為在整個網上并不是只有一家文檔管理系統，行業之中也有競爭，ไ而競爭的核心就在于系統的先進性，更為先進的系統會有更多的用戶選擇。系統的先進性首先就在于安全和控制，其中最為重要的就在于權限，這種文檔在管理中，不同的人會有不同的操💖作目的，如果是權限過于公開，就會造成文件被修改得沒有辦法使用，而如果是權限過小，也會讓應該操作它的人操作不了，最終影響到工作。
而對于權限的設置，就需要讓文檔管理系統開發商有更好的能力，不但在設計、技術上有優勢，同時也要有更好的經驗，否則，也不知道權限的ꦇ級別怎樣分配。之所以建議選擇老牌系統服務商，就是因為他們有很好的經驗，而且在過程中還要有加密技術，ip限制等等的應用，技術也是系統是否先進的一個重要標準。同時這種系統的先進性也在于協同辦公上的應用，這種是文檔的管理，都是企業和公司辦公場所使用的，這其中所涉及的技術也很多。
比如說模板管理，這也是文檔管理系統的重要部分，過程中通過授權給其他的用戶來和自己共同操作，而且也要注意文檔的保密，不能讓非授權的人看到，但是還有一個借閱的權限，有些人是可以看到文檔，但是沒有修改的權限，而這也需要有技術來實現，而且最為重要的是在于協同辦公的同步性，如果是操💦作文檔中，同步的會有時間延時，也會對工作造成很大的影響。
所以，在對文檔管理系統的質量衡量之時，首先就要看協同辦公表現，如果是權限不明朗，也或者是同步延時過大等等，都是不先進的系統。而且隨著現在的文檔文件越來越豐富，也要讓這種系統有更好的兼容性，比如說多媒體查看，因為不同的人會使用不同的文件及文檔形式，如果是ꦉ系統不兼容，就會讓一些用戶無法打開或者是閱覽被授權的文檔，所以兼容性也是系統是否先進的一個重要前提。
